חילן BPO חשבות נוכחות
תחום ניהול ותפעול הנוכחות אינו נופל במורכבותו מתחום ניהול ותפעול השכר ולעיתים אף מורכב ממנו, זאת לאור המורכבות והדינמיות ההולכת וגוברת ברגולציה בתחום האכיפה וההעסקה בישראל.
כפועל יוצא מכך ארגונים רבים נדרשים לתחזק מערך תפעולי ייעודי הכולל צוות מקצועי הבקיא במדיניות ההעסקה של הארגון ובעל יכולת לבחון, להצליב ולבקר את שעות הנוכחות של אוכלוסיות העובדים אל מול חוקת ההעסקה המוגדרת במערכת הנוכחות ואל מול הרגולציה.
שירות חשבות הנוכחות של חילן ניתן כיום לעשרות של לקוחות, החל מלקוחות של מאות עובדים וכלה בלקוחות של אלפי עובדים ממגוון קשת התעשייה הישראלית וכן חברות גלובליות ובכלל זה חברות היי-טק, בנקים, חברות פרמצבטיקה ועוד.
מה כולל השירות
- תהליכי קדם סגירת נוכחות (הכנה לשכר) – תהליכי העבודה השוטפים בניהול ותפעול הנוכחות מתום מועד סגירת הנוכחות האחרונה ועד למועד תחילת תהליך סגירת הנוכחות של החודש השוטף, ואשר כוללים בין היתר: עדכון הסכמי העסקה לעובדים, ניהול אסמכתאות נוכחות, ניהול התרעות מול עובדים ומנהלים, עדכון נתוני נוכחות רטרואקטיביים, דוחות ובקרות בגין הנוכחות השוטפת וכיו"ב.
- תהליך סגירת הנוכחות, חישוב סופי והעברה לשכר - החל מסגירת הנוכחות לדיווח (עובדים) ואישור (מנהלים), בקרות לאיתור חריגות, דרך חישוב הנוכחות ועד להעברת תוצרי חישוב נוכחות לשכר ולמערכות צד ג' (בהתאם לצורך), עד מועד ה Cut-Off.
- ניהול עדכון מדיניות נוכחות מול צוותי היישום – סיוע בניהול השינויים הנובעים מהנחיות הלקוח הנוגעות לשינויים במדיניות הנוכחות מול צוותי יישום נוכחות חילן ובכלל זה פתיחת סמלים חדשים, עדכון סמלי נוכחות קיימים, שינוי אוכלוסיות קיימות/פתיחת אוכלוסיות חדשות וכיו"ב.
- ניהול Admin חילנט נוכחות - ניהול ברמת Admin של מודול חילנט נוכחות ובכלל זה שימוש במערכת הדוחות של המערכת בתהליכי העבודה השוטפים, ניהול הקשר מול מיישם חילנט בנושאים הנוגעים לשינויים ויישום בחילנט (כגון: מנגנון התרעות, שינוי הרשאות משתמשים, ניהול אוכלוסיות, הטמעת חוקים), עדכון המערכת בהתאם לצורך בתהליכי קדם סגירת נוכחות (כאשר מערכת חילן PRO סגורה לעדכוני נוכחות).
תמיכה בפניות עובדים וגורמים מקצועיים בארגון באמצעות גורם מרכז מטעם הלקוח. - שירותי לשכת שירות (ASP) – שירותי לשכת השירות של חילן מושתתים על רובד שירותי לשכת השירות של חילן אשר כוללים בין היתר שירותי עיבוד נוכחות, אחריות לתפעול ותחזוקת המחשב המרכזי בבית חילן, תחזוקה ועדכון שוטפים של טבלאות כלליות (כגון טבלת חגים לבני כל הדתות) ושל הסכמי הנוכחות במאגר המידע של חילן, הדרכת משתמשים, ניהול מערך אבטחת מידע והמשכיות עסקית וכיו"ב.
הבטחת רמת שירות ומקצועיות
מתודולוגיות ניהוליות מעולם התפעול, משולבות בתהליכי העבודה השוטפים על מנת להבטיח רמת שירות ומקצועיות גבוהים; אלו כוללים בין היתר:
- מתודולוגיה לניהול שינויים בתהליך העבודה השוטף
- הטמעת Best Practices לתפעול הנוכחות
- ניהול תוכנית איכות כוללת
- עבודה על בסיס אמנת שירות
- ניהול השכר על בסיס לו"ז שכר שנתי
- מנגנון תפעולי להבטחת רציפות שירות
- עבודה תחת תקנים בינלאומיים
- נהלי עבודה ומערך ביקורת וניהול סיכונים
- מקסום אוטומציה
- ניהול ושיתוף ידע בין צוותי העבודה השונים
יתרונות המעבר לשירותי חשבות נוכחות – חילן BPO
- התייעלות עסקית
- Value - מינוף ה Best Practice של חילן לשיפור איכות תהליך הנוכחות של ארגונך
- ההבדל שבין מקצועיות למקצוענות - מומחיות בכל רובד בניהול הנוכחות שלך
- "שקט נפשי" - צמצום סיכונים ושיפור רמת הבקרה