קבלן המקבל באופן עצמאי משימות המהוות חלק מפרויקט רחב יותר, ומתחייב לבצען במחיר ובלוח זמנים נתונים. להבדיל ממיקור חוץ, שבו מדובר על התקשרות ארוכת טווח, בקבלנות משנה מדובר על התקשרות למשימה מסוימת, מוגבלת בזמן. להבדיל מעובדיו של קבלן כוח אדם הסרים למרותם של המנהלים במפעל ששכר את שירותיהם, קבלן משנה וספק שירותי מיקור חוץ הם המנהלים את עובדיהם (במסגרת הקווים המנחים שנקבעו בהסכם ההתקשרות). בהתאם לכך, התמורה לקבלן כוח-אדם ניתנת לפי מספר השעות שעובדיו פעלו בשירותו של מעסיקם בפועל, והתמורה לקבלן משנה ולספק שירותי מיקור חוץ ניתנת לפי המחיר המוסכם בעד השירות או המוצר שהם מספקים.

תהליכים כלכליים, כגון גלובליזציה ותחרות גוברת, מניעים מעסיקים להעברת משימות לקבלני משנה. צעד זה עלול להביא לפיטורי עובדים, ולכן זוכה להתנגדותם בצורה של צעדי מחאה ושביתות.