שמים זרקור על התיעוד!

הצורך בתיעוד ותחזוקה שוטפת של מדיניות ההעסקה והשכר הארגוני ותהליכי העבודה הנגזרים ממנה מתחזק בשנים האחרונות על רקע השינויים הרבים המתרחשים בתחום השכר והנוכחות והסביבה העסקית בה הם פועלים.
חשיבותו והשפעתו של התיעוד באה לידי ביטוי במכלול רחב של תחומים במסגרת הפעילות השוטפת של מחלקות HR, כספים והשכר וכמובן באיכות ורמת הדיוק של חישוב שכרם של העובדים.
אך מה מצב התיעוד בארגונים בישראל? מה ההבדל בין תיעוד מדיניות ההעסקה והשכר לבין תיעוד תהליכי עבודה? איך מנהלים תהליך תיעוד מקיף ומי אחראי על מימושו ותחזוקתו?
שאלות אלו ועוד במאמר שלפניכם.

בשנים האחרונות יותר ויותר לקוחות עוברים לשירותי חשבות השכר והנוכחות של חילן (חילן BPO).
בכל פרויקט כזה, השאלה הראשונה שאנחנו שואלים כחלק מתהליך העבודה לניהול העברת האחריות לחילן היא: ”האם קיים בארגון תיעוד של מדיניות ההעסקה והשכר?"
ברוב המקרים התשובה לשאלה זו תהיה שלילית, אך גם במקומות שבהם קיים תיעוד, הוא בדרך כלל לקוני או לא עדכני וכמעט בכל המקרים התיעוד מתמקד בתהליכי העבודה של השכר והנוכחות עם מעט מאוד התייחסות למדיניות ההעסקה והשכר.

אבל מה בעצם ההבדל בין מדיניות ההעסקה והשכר לבין תהליכי עבודה של השכר?
בלבול רב קיים בקרב מרבית מאנשי המקצוע בשאלה זו; האם מדובר למעשה על אותה הגברת בשינוי אדרת או שמא על שני סוגי תיעוד שונים לחלוטין?

זה המקום לעשות סדר בדברים, אחת ולתמיד!

נתחיל דווקא מהסוף ונגלה שבתיעוד נכון שני נושאים אלו אמורים להשלים זה את זה; בעוד שמדיניות ההעסקה והשכר מגדירים את ה"מה" ואת ה"למה" (What & Why), תהליכי העבודה מגדירים את ה"איך" (Howׁ).
כך לדוגמה מדיניות ההעסקה והשכר מגדירה את הזכאויות ותנאי ההעסקה לעובד חדש (בהתאם לשיוך הארגוני, מעמד, וותק וכו׳), בעוד שתהליך פתיחת עובד חדש מגדיר את שלבי העבודה בתהליך קליטתו של העובד בארגון בHR OPS, השכר והכספים, החל בהגדרת הנתונים הנדרשים לפתיחתו של העובד החדש במערכת הנוכחות והשכר, דרך האירועים והנתונים שיש להזין במערכת וכלה בבקרות שיש לבצע תוך כדי הקליטה, בסיום הקליטה במועד ולאחר סגירת הנוכחות והשכר, כולל התייחסות, דגשים והסברים הנוגעים למקרי קצה.

דוגמה נוספת היא תהליך מתן מענקים. ארגון עשוי להחליט שהמענק השנתי וגובהו נקבעים על פי נתוני ההעסקה של העובד, כגון: ותק, דרגה, גובה השכר הממוצע, ביצועים וכיו״ב. גם במקרה זה המדיניות מגדירה את התנאים והסיבות למתן המענק ואילו תהליך העבודה מגדיר את אופן יישום המדיניות ובכלל זה את מועד קבלת המענק, אופן איסוף הנתונים, אירועים במערכת השכר בהם יש להזין את המענקים והבקרות שיש לבצע על מנת לוודא שהמענק ניתן באופן תקין וללא טעויות. למעשה ללא תיעוד המדיניות צוות ה HR או הכספים עלולים לשלוח הנחיות ביצוע שגויות לצוות חשבות השכר או גרוע מכך חשבי השכר עלולים לפרש בטעות את אופן הזנת הנתונים במערכת השכר ולהזין נתונים בסמלים שגויים, להפעיל שגרות חישוב שגויות או להגדיר באופן שגוי את הבקרות שעליהם לבצע על מנת לבדוק את ביטוי המענקים בשכר, שכן כיצד ניתן לקבוע מה הבקרה הנדרשת לבדיקת זכאות, גובה וחישוב המענק בשכר במידה ואנחנו לא יודעים מה הכללים שעל פיהם הוא נקבע?!

תחום שלם שכמעט ואינו מקבל התייחסות בתיעוד מדיניות ההעסקה והשכר לא כל שכן בתיעוד תהליכי עבודה, הוא תחום הנוכחות. לא ניתן להמעיט בחשיבות התיעוד כשהדבר נוגע לתחום הנוכחות. רבים מהמרכיבים בתנאי ההעסקה של העובד באים לידי ביטוי באופן ניתוח שעות העבודה שלו (כפי שהוגדרו בהסכמי הנוכחות המיושמים במערכת הנוכחות) וללא הבנה ותיעוד המדיניות כחלק מתהליך תפעול הנוכחות, סביר להניח שטעויות שכר רבות מתרחשות מעל ומתחת לפני השטח בשל חוסר ההיכרות עם המדיניות והיסטוריית קבלת ההחלטות שהובילו לקביעתה. סיטואציה זו קיימת בלא מעט ארגונים בישראל אך בולטת במיוחד בארגונים יצרניים המתאפיינים באוכלוסיית עובדים שעתיים, חודשיים, עובדי משמרות וכיו“ב, ובארגונים גדולים במיוחד בהם קיימות שונויות רבות בין עובדים בכל הנוגע לאופן ניתוח הנוכחות (לדוגמה: באוכלוסיית עובדים שעתיים, שני עובדים שעתיים עשויים להיות חלק משני הסכמי נוכחות שונים וכיו"ב).

הצורך בתיעוד ותחזוקה שוטפת של מדיניות ההעסקה והשכר ותהליכי העבודה הנגזרים מהם מתחזק גם לנוכח השכיחות ההולכת וגדלה בשנים האחרונות של תחלופת חשבי שכר בארגונים, תחלופה גבוהה מבעבר של עובדים בכלל, שינויים תכופים ברגולציה ובמדיניות ההעסקה הארגונית ועל רקע הציפייה (שלא לומר דרישה) של עובדים לקבל תשובות מקצועיות, ברורות ומפורטות לשאלות הנוגעות לחישוב שכרם. ללא תיעוד מסודר, מפורט וברור העומד לרשות צוותי ה HR והשכר קשה עד כמעט בלתי אפשרי לצוותים אלו להתמודד עם אתגרים אלו בהצלחה.

לתיעוד חשיבות גבוהה מעצם היותו של תחום השכר והנוכחות תהליך עסקי מרכזי, רב שלבי הכולל ממשקי עבודה רבים מול גורמים שונים בארגון ומחוצה לו: HR, כספים, לוגיסטיקה, סוכני וחברות ביטוח, מתפעלים פנסיוניים ועוד. כידוע המידע העדכני והמדויק ביותר בנוגע לעובד וזכאויותיו (כולל ההיסטוריה) קיים במחלקת שכר - במערכת השכר. על כן התיעוד המשולב של מדיניות ותהליכים בשכר ובנוכחות לא רק שהוא מספק מענה לאתגרים הרבים של תפעול השכר (כפי שתואר לעיל) , אלא מהווה מסמך פורמלי חשוב המגדיר את מערכת היחסים שבין הארגון לעובדיו וכן את חלוקת האחריות שבין המחלקות השונות שבארגון ובכלל זה את הקשר המורכב ממילא לניהול בין HR – לשכר - לכספים.

ארגון המחזיק תיעוד מעודכן ומלא של מדיניות ותהליכי העבודה בשכר הנוכחות יכול לבסס את ניהול איכות השכר על מערך ברור של הגדרות ובמקביל לנהל סיכונים באופן מיטבי כך שגם במקרה של תחלופת כוח אדם ובמקרים של אי הבנה או מחלוקת תמיד ניתן להיעזר בתיעוד על מנת לחזור למסלול תקין.

הצורך והחשיבות של ניהול ותחזוקה של תיעוד תהליכי ומדיניות השכר אם כך ברור, אך על מי מוטלת האחריות על כתיבתו ותחזוקתו השוטפת?

אף על פי שהמוטיבציה לניהול ותחזוקה של התיעוד המשולב הינה משותפת לגורמי ה HR, השכר והכספים, האחריות הכוללת בסופו של דבר היא ללא ספק של מרכז השכר הארגוני, היות ובסופו של דבר מרכז השכר מהווה צומת מרכזי שאליו מתנקזת, מנוהלת ומתורגמת מדיניות ההעסקה והשכר הארגוני לתוצר חודשי בדמות תלושי שכר, דוחות ופקודת יומן המזינה את מערכת הנהלת החשבונות.

החשיבות של תחזוקה אכן ברורה, אך כאמור תיאוריה לחוד ומציאות לחוד; בשטח, בפועל, בחלק גדול מהארגונים לא קיים תיעוד משולב של מדיניות ותהליכי עבודה של שכר ונוכחות וגם אם בנמצא, ברוב המקרים הוא חלקי ותוצר של תורה שבע״פ שעברה ”מדור לדור“, מחשב שכר אחד למשנהו. אין פלא שברבים מהמקרים הללו מדיניות ההעסקה והשכר הארגוני ככל הנראה לא באה לידי ביטוי בניתוח הנוכחות וחישוב השכר באופן שלם ומדויק, ותקינות השכר מבוססת על ”הזיכרון הארגוני“ של חשבי השכר, מנהלי הכספים או מנהלי משאבי אנוש של הארגון בעבר ובהווה. במקרים אלו אין פלא שתהליכי הבקרה בשכר ובנוכחות חסרים ואינם מהימנים ובוודאי לא יכולים להיות אפקטיביים שכן כיצד ניתן לבקר את מדיניות ההעסקה והשכר הארגוני, אם אנחנו לא לגמרי בטוחים בתוקף מדיניות זו, בנכונותה ועדכניותה ובתקינות יישומה במערכת הנוכחות והשכר??

אז מה עושים?

גיבוש וכתיבת תיעוד של מדיניות ותהליכי העבודה של השכר והנוכחות הוא תהליך הדורש משאבים המשתנים בהתאם לגודל הארגון, סוגי האוכלוסיות, רמת השונות בין הסכמי ההעסקה ועוד. ככל שהארגון גדול ומורכב יותר, ההתייחסות לתיעוד צריכה להיות מחמירה יותר ותדרוש היערכות, משאבים ושיתוף פעולה רחבים יותר של כלל הגורמים במשאבי אנוש, שכר וכספים.
רבים מהפונים אליי, אשר כבר החליטו על ביצוע תיעוד, שואלים אותי תמיד: "מאיפה מתחילים"?
ובכן במקרה זה המטבע נמצא ממש מתחת לפנס : בהסכמי ההעסקה של העובדים. יש לפעול בשיטת האבנים הגדולות והאבנים הקטנות, דהיינו להתחיל במיפוי הסכמי ההעסקה העיקריים ולכל הסכם להגדיר סיווגי משנה וחריגים. במקביל או מיד לאחר מכן יש להתחיל במיפוי תהליכי העבודה של השכר והנוכחות, תוך הגדרת שלבי עבודה לכל תהליך וחלוקת האחריות בין המחלקות השונות. בשלב זה כשיהיה בידנו מיפוי של תהליכי עבודה מחד ומיפוי של הסכמי ההעסקה הארגוניים מאידך, ניתן לגשת למלאכת המיזוג במסגרתה תשולב מדיניות השכר בתהליכי העבודה.
אם נחזור לדוגמה של פתיחת עובד חדש, תיעוד התהליך יגדיר את שלבי העבודה משלב קליטת העובד ב HR ועד להזנתו במערכת השכר, כאשר מדיניות השכר המשולבת בתיעוד תגדיר את הניואנסים והשונויות עליהם יש להקפיד בהזנה של כל סוג אוכלוסייה במערכת ואת בקרות השכר והנוכחות שיש לבצע על מנת לוודא שהסכם ההעסקה של העובד תואם את מדיניות השכר המגדירה אותו מחד, וכי חשב השכר הזין ופתח את העובד במערכת באופן תקין בהתאם לתנאים של ההסכם.

את תוצר התיעוד הסופי יש לשמור במקום נגיש לכלל צוותי HR, נוכחות וכספים ולדאוג לעדכנו על בסיס שוטף. בנוסף, אחת לתקופה יש לבצע תיקוף הן של מדיניות ההעסקה והשכר והן של התהליכים. ארגונים הכפופים לתקינה (כגון ISO או SOC) יעשו נכון אם יצרפו את הביקורת על התיעוד כחלק מהעמידה בתקן.

לסיכום ניתן לקבוע כי בתחום כה מקצועי, דינמי ומורכב כתחום השכר והנוכחות הכולל ממשקי עבודה כה רבים ושבו איכות תוצרי השכר הסופיים תלויה בגורמים כה רבים (מדיניות, מערכת, ידע, הכשרה מקצועית, ניסיון, סביבה עסקית משתנה וכיו"ב) לא ניתן להגזים בחשיבות התיעוד. ארגונים חייבים לאמץ גישה מחמירה ויסודית בכל הנוגע לתיעוד, להבין ולוודא שתיעוד מדיניות ההעסקה והשכר ותהליכי העבודה הנגזרים ממנה אינה משימה שולית אלא משימה שיש להציבה בסדר עדיפות גבוה במכלול משימות העבודה השוטפות.

עוד בחילן: ניהול תיק עובד | מערכת Workflow | מערכת גיוס עובדים